Nos últimos anos, temos visto uma mudança significativa na forma como os serviços bancários são oferecidos, especialmente em áreas onde o acesso aos bancos tradicionais pode ser limitado. 

Uma dessas inovações é a van bancária, uma solução para empresas que facilita a comunicação financeira entre as instituições bancárias com segurança e agilidade.

Neste artigo, vamos explorar o que é uma van bancária e qual é a relação dela com a contabilidade.

O que é uma VAN Bancária?

Uma VAN Bancária nada mais é do que uma rede privada onde as empresas trocam informações de forma segura. Neste caso, a troca é entre os bancos e os clientes.

Para usar essa ferramenta é necessária uma estrutura, como de ERP, por exemplo. Com um ERP conectado à VAN, o cliente não precisa usar o Internet Banking. Dessa forma, cobranças, pagamentos e consultas em todos os bancos podem ser feitas no ERP web.

Esse sistema visa aumentar a eficácia do setor Financeiro das empresas, eliminando processos manuais, reduzindo erros, atrasos e vazamento de dados sobre receitas. 

Além disso, esse mecanismo permite que o cliente tenha acesso aos seus dados mesmo sem que o Internet Banking esteja funcionando. 

A VAN Bancária é segura?

A resposta é sim. Por operar através de uma rede EDI (Eletronic Data Interchange) segura é possível rastrear todas as transações realizadas. Além disso, a rede VAN conta com outros itens de segurança disponíveis:

1. Dados criptografados: as informações são convertidas em um código que só pode ser lido pelo destinatário.

2. Autorização para acesso: somente os participantes que tiverem sido registrados na rede poderão enviar e receber as informações. Para garantir essa segurança, é usado um certificado digital para confirmar a identidade do usuário em questão.

3. Assinatura digital: o próprio uso da rede é uma prova da legitimidade da transação realizada entre as partes, assim, quem recebe não pode recusar a instrução (non-repudiation).

4. Uso de login e senha: para acessar a conta na rede, o usuário precisa de um email e senha registrados e com validade.

5. Integridade de dados: os dois envolvidos na transação deverão ter algoritmos que “batam” para que seja garantida a integridade das informações trocadas entre as partes.

Quais são as vantagens do uso da VAN Bancária?

O uso do Internet Banking mudou a forma como pessoas físicas se relacionam com suas finanças, mas ele só é prático para um volume médio de consultas e transações financeiras baixo. 

No caso de empresas, esse sistema tende a causar transtornos, já que muitas transações são manuais. A Rede VAN facilita, e muito, processos manuais dentro da contabilidade das empresas, tornando as tarefas mais seguras, com menos erros e mais agilidade, já que ficam automatizadas.

Tenha como exemplo a rotina de um responsável pelo Contas a Receber de uma empresa:

1. Calcular os valores de boletos de cada cliente;

2. Gerar esses boletos no sistema de cobrança;

3. Gerar um arquivo de remessa no sistema de cobrança;

4. Baixar o arquivo de remessa;

5. Acessar o Internet Banking;

6. Subir o arquivo de remessa;

7. Baixar o arquivo de retorno no computador;

8. Subir o arquivo de retorno no sistema de cobrança;

9. Analisar os status atualizados dos boletos;

10. Cobrar inadimplentes.

Além disso, a grande maioria das empresas trabalham com mais de um banco, e essa tarefa pode ser repetida várias e várias vezes ao dia. É um processo cansativo e que pode causar muitos erros, caso não tenha a atenção devida e as ferramentas adequadas.

Com a VAN, há a possibilidade de automatizar as transações bancárias com uma única interface para administrar todas as contas bancárias. Com isso, deixa de ser necessário entrar exaustivamente em diversos sites de Internet Banking. 

Com esse mecanismo, os arquivos de remessa e retorno de Cobrança são enviados e recebidos automaticamente, eliminando intervenção manual, garantindo os registros e atualizações constantes de status dos boletos na contabilidade. 

Relação com a Contabilidade

Seguindo no contexto do impacto do uso dessa tecnologia na contabilidade, as VANs Bancárias têm potencializado a segurança, automatização e auditoria de processos para os contadores.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais as vans bancárias se relacionam com a contabilidade:

• Registro de Transações: Todas as transações realizadas em uma van bancária, como saques, depósitos e transferências, geram registros contábeis que devem ser adequadamente registrados e documentados pelas instituições financeiras. Os contadores são responsáveis por garantir que essas transações sejam registradas corretamente nos livros contábeis da instituição.

• Conciliação de Contas: Os contadores também são responsáveis por reconciliar as transações registradas pelas vans bancárias com os registros contábeis da instituição financeira. Isso envolve comparar as transações registradas pela van bancária com os registros internos da instituição para garantir que não haja discrepâncias ou erros nos registros contábeis.

• Relatórios Financeiros: As informações coletadas das transações realizadas pelas vans bancárias são essenciais para a preparação de relatórios financeiros precisos e completos. Os contadores utilizam essas informações para preparar demonstrações financeiras, relatórios regulatórios e outras análises financeiras que ajudam a gerenciar o desempenho financeiro da instituição.

• Controle Interno: Os contadores desempenham um papel fundamental na implementação e manutenção de controles internos eficazes para garantir a integridade e segurança das transações realizadas pelas vans bancárias. Isso inclui a implementação de políticas e procedimentos de segurança, auditorias regulares e monitoramento das atividades das vans bancárias.

As VANs bancárias desempenham um papel importante na prestação de serviços financeiros a clientes em áreas onde o acesso aos bancos tradicionais pode ser limitado. 

A contabilidade desempenha um papel fundamental na garantia da integridade e precisão das transações realizadas pelas vans bancárias, garantindo que os registros contábeis das instituições financeiras sejam precisos, completos e conformes com os padrões contábeis e regulatórios aplicáveis.

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